Политика общества с ограниченной ответственностью «Поларктик» (ООО «Поларктик») в отношении обработки персональных данных

ИСПОЛЬЗУЕМАЯ ТЕРМИНОЛОГИЯ И СОКРАЩЕНИЯ

Термины	Определения
Персональные данные	Любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных)
Оператор персональных данных (оператор)	В Политике - Общество с ограниченной ответственностью «ПОЛАРКТИК», расположенное по адресу: 183025, Российская Федерация, Мурманская область, город Мурманск, проезд Капитана Тарана, дом 25, офис 515.
Обработка персональных данных	Любое действие (операция) или совокупность действий (операций) с персональными данными, совершаемых с использованием средств автоматизации или без их использования. Обработка персональных данных включает в себя, в том числе: сбор; запись; систематизацию; накопление; хранение; уточнение (обновление, изменение); извлечение; использование; передачу (распространение, предоставление, доступ); обезличивание; блокирование; удаление; уничтожение.
Автоматизированная обработка персональных данных	Обработка персональных данных с помощью средств вычислительной техники.
Распространение персональных данных	Действия, направленные на раскрытие персональных данных неопределенному кругу лиц.
Предоставление персональных данных	Действия, направленные на раскрытие персональных данных определенному лицу или определенному кругу лиц.
Блокирование персональных данных	Временное прекращение обработки персональных данных (за исключением случаев, если обработка необходима для уточнения персональных данных).
Уничтожение персональных данных	Действия, в результате которых становится невозможным восстановить содержание персональных данных в информационной системе персональных данных и (или) в результате которых уничтожаются материальные носители персональных данных.
Обезличивание персональных данных	Действия, в результате которых становится невозможным без использования дополнительной информации определить принадлежность персональных данных конкретному субъекту персональных данных.
Информационная система персональных данных	Совокупность содержащихся в базах данных персональных данных и обеспечивающих их обработку информационных технологий и технических средств.
Трансграничная передача персональных данных	Передача персональных данных на территорию иностранного государства органу власти иностранного государства, иностранному физическому лицу или иностранному юридическому лицу.

1. ОБЩИЕ ПОЛОЖЕНИЯ

1.1. Обеспечение конфиденциальности и безопасности обработки персональных данных в ООО «ПОЛАРКТИК» (далее — Общество, ООО «ПОЛАРКТИК», Оператор) является одной из приоритетных задач организации.

1.2. В ООО «ПОЛАРКТИК» для этих целей введен в действие комплект организационно-распорядительной документации, обязательный к исполнению всеми сотрудниками Общества, допущенными к обработке персональных данных.

1.3. Обработка, хранение и обеспечение конфиденциальности и безопасности персональных данных осуществляется в соответствии с действующим законодательством РФ в сфере защиты персональных данных, и в соответствии с локальными актами Общества.

1.4. Во исполнение требований ч. 2 ст. 18.1 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» настоящая Политика публикуется в свободном доступе в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» на сайте Оператора.

1.5. Настоящая Политика определяет принципы, порядок и условия обработки персональных данных работников, соискателей и контрагентов (представителей контрагентов) ООО «ПОЛАРКТИК» и иных лиц, чьи персональные данные обрабатываются Обществом, с целью обеспечения защиты прав и свобод человека и гражданина при обработке его персональных данных, в том числе защиты прав на неприкосновенность частной жизни, личную и семейную тайну, а также устанавливает ответственность должностных лиц ООО «ПОЛАРКТИК», имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных.

1.6. Поскольку к настоящей Политике в соответствии с ч. 2 ст. 18.1 Федерального закона № 152-ФЗ «О персональных данных» необходимо обеспечить неограниченный доступ, в ней не публикуется детальная информация о принятых мерах по защите персональных данных в ООО «ПОЛАРКТИК», а также иная информация, использование которой неограниченным кругом лиц может нанести ущерб Обществу или субъектам персональных данных.

2. ПОНЯТИЕ И СОСТАВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

2.1. Сведениями, составляющими персональные данные, в ООО «ПОЛАРКТИК» является любая информация, относящаяся к прямо или косвенно определенному или определяемому физическому лицу (субъекту персональных данных).

2.2. Перечень персональных данных, подлежащих защите в Обществе, определятся целями их обработки, Федеральным законом № 152-ФЗ «О защите персональных данных» (далее - Закон о персональных данных, Закон 152-ФЗ), Трудовым кодексом РФ и другими нормативно-правовыми актами.

2.3. В Обществе утвержден перечень персональных данных подлежащих защите.

2.4. В Обществе обрабатываются персональные данные следующих категорий субъектов персональных данных.

2.4.1. Работники и бывшие работники Общества.

В Обществе как с помощью средств автоматизации, так и без использования таких средств обрабатываются следующие категории персональных данных Работников:

фамилия, имя, отчество (включая те, которые были до изменения данных);
паспортные данные или данные документа, удостоверяющего личность;
дата рождения, место рождения;
гражданство;
сведения о воинском учете, включая отношение к воинской обязанности;
данные документов о профессиональном образовании и переподготовки, повышении квалификации, стажировке;
данные документов о подтверждении специальных знаний;
данные документов о присвоении ученой степени и звания, научных трудов и изобретений, сведения о наградах и званиях;
знание иностранных языков;
семейное положение и данные о составе и членах семьи;
сведения о социальных льготах, пенсионном обеспечении и страховании;
данные документов об инвалидности (при наличии);
результаты медицинского обследования, необходимые исключительно для определения годности и возможности выполнения трудовых обязанностей (без диагноза и других медицинских данных);
стаж работы и другие данные трудовой книжки и вкладыша к трудовой книжке или сведения о трудовой деятельности (в соответствии со ст. 61 Трудового кодекса РФ);
должность, квалификационный уровень;
сведения о заработной плате (доходах), банковских счетах, картах;
адрес места жительства (по регистрации и фактический), дата регистрации по указанному месту жительства;
номер телефона (стационарный домашний, мобильный);
адрес электронной почты;
данные свидетельства о постановке на учет в налоговом органе физического лица по месту жительства на территории Российской Федерации;
данные страхового свидетельства государственного пенсионного страхования;
данные страхового медицинского полиса обязательного страхования граждан;
биометрические персональные данные: фотографии (в том числе в цифровом формате), видеоизображения, рост, вес, размер одежды/ обуви.

2.4.2. Пользователи веб-сайтов Общества, которые в свою очередь подразделяются на следующие подкатегории субъектов персональных данных:

2.4.2.1. Соискатели вакантных должностей Оператора, представивших лично или через специализированные организации по подбору персонала (кадровые агентства) свои резюме и/или анкеты (далее – Соискатели вакансий).

В Обществе с помощью средств автоматизации обрабатываются следующие категории персональных данных Соискателей вакансий: фамилия, имя, отчество; e-mail; номер телефона; IP адрес; информация из cookies; информация о браузере; время доступа; реферер (адрес предыдущей страницы); иные персональные данные, сообщаемые кандидатами в резюме и сопроводительных письмах.

2.4.2.2. Клиенты и/или контрагенты Общества (физические лица).

В Обществе с помощью средств автоматизации обрабатываются следующие категории персональных данных Клиентов и контрагентов Общества (физических лиц): фамилия, имя, отчество; замещаемая должность; e-mail; номер телефона; информация о месте работы; IP адрес; информация из cookies; информация о браузере; время доступа; реферер (адрес предыдущей страницы); иные персональные данные, предоставляемые клиентами и/или контрагентами (физическими лицами), необходимые для заключения и исполнения договоров.

2.4.2.3. Представители (работники) клиентов и/или контрагентов Общества (юридических лиц).

В Обществе с помощью средств автоматизации обрабатываются следующие категории персональных данных Представителей клиентов и/или контрагентов Общества (юридических лиц): фамилия, имя, отчество; замещаемая должность; e-mail; номер телефона; информация о месте работы; IP адрес; информация из cookies; информация о браузере; время доступа; реферер (адрес предыдущей страницы); иные персональные данные, предоставляемые представителями клиентов и/или контрагентов (физическими лицами), необходимые для заключения и исполнения договоров.

3. ЦЕЛИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

3.1. Для каждой категории персональных данных Оператором определены и утверждены конкретные цели обработки. Обработка персональных данных, несовместимая с утвержденными целями, не допускается.

3.2. Для каждой цели обработки Оператором определены, категории и перечень обрабатываемых персональных данных, группы субъектов, персональные данные которых обрабатываются, правовые основания обработки персональных данных и способы их обработки. Соответствующий состав целей, групп субъектов, категории, перечень персональных данных и правовые основания их обработки приведен в Приложении № 1 к Политике.

3.3. Обрабатываемые персональные данные подлежат уничтожению либо обезличиванию по окончании срока хранения, достижения целей обработки или в случае утраты необходимости в достижении этих целей, если иное не предусмотрено законодательством Российской Федерации.

4. ПРАВОВЫЕ ОСНОВАНИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

4.1. Персональные данные в Обществе обрабатываются на основании:

Трудовой кодекс Российской Федерации;
устав ООО «ПОЛАРКТИК»;
договоры, заключаемые между ООО «ПОЛАРКТИК» и субъектом персональных данных;
согласие на обработку персональных данных.

5. СРОКИ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

5.1. Сроки обработки персональных данных определяется достижением целей, для которых были собраны персональные данные, если иной срок не предусмотрен договором или действующим законодательством.

5.2. Сроки обработки персональных данных определяются в соответствии со сроком действия договора (соглашением) с субъектом персональных данных и/или согласия на обработку персональных данных субъекта, если иное не предусмотрено федеральным законом или договором (соглашением).

5.3. Сроки обработки персональных данных по каждой категории субъектов персональных данных, обрабатываемых у Оператора.

№ п/п	Цель обработки	Срок обработки
Сроки обработки персональных данных работников и бывших работников
1	Оформление и ведение трудовых отношений в соответствии с Трудовым кодексом РФ	В течение всего срока действия трудового договора.
2	Архивное хранение документов, содержащих персональные данные уволенных работников, в соответствии с требованиями архивного законодательства РФ	Сроки архивного хранения устанавливаются в соответствии с перечнем типовых управленческих архивных документов, утвержденным приказом Росархива от 20.12.2019 № 236.
3	Обработка на основании согласия работника	В течение срока действия согласия, но не более срока достижения цели обработки.
Сроки обработки персональных данных соискателей на вакантные должности (кандидатов) для приема на работу в Общество
1	Рассмотрение кандидатуры соискателя для возможного заключения трудового договора	На период принятия Обществом решения о приеме либо об отказе в приеме на работу.
2	В случае отказа в приеме на работу	В течение 30 дней с даты принятия решения об отказе в приеме на работу.
Сроки обработки персональных данных клиентов и/или контрагентов Общества (физических лиц)
1	Заключение и исполнение договоров с клиентами/контрагентами - физическими лицами	В течение всего срока действия договора, а также в течение срока исковой давности (три года) и срока хранения бухгалтерских и налоговых документов (пять лет) после окончания срока действия договора, если иное не предусмотрено федеральным законом или договором.
2	Исполнение требований налогового, бухгалтерского и иного законодательства РФ	В соответствии со сроками хранения, установленными налоговым и бухгалтерским законодательством РФ (как правило, пять лет по окончании отчетного (налогового) периода).
3	Обработка на основании согласия физического лица	В течение срока действия согласия, но не более срока достижения цели обработки.
Сроки обработки персональных данных представителей (работников) клиентов и/или контрагентов Общества (юридических лиц)
1	Ведение деловой переписки, заключение и исполнение договоров с клиентами/контрагентами — юридическими лицами (обработка персональных данных представителей юридического лица — руководителей, уполномоченных сотрудников, контактных лиц).	В течение всего срока действия договора, а также в течение срока исковой давности (три года) и срока хранения бухгалтерских и налоговых документов (пять лет) после окончания срока действия договора, если иное не предусмотрено федеральным законом или договором.
2	Обработка на основании согласия физического лица	В течение срока действия согласия, но не более срока достижения цели обработки.

5.4. Оператор осуществляет хранение персональных данных в форме, позволяющей определить субъекта персональных данных, не дольше, чем этого требуют цели обработки персональных данных, если срок хранения персональных данных не установлен федеральным законом, договором.

5.5. В ООО «ПОЛАРКТИК» создаются и хранятся документы, содержащие сведения о субъектах персональных данных. Требования к использованию в Обществе данных типовых форм документов установлены Постановлением Правительства РФ от 15.09.2008 № 687.

5.6. Срок хранения персональных данных, обрабатываемых в информационных системах персональных данных, соответствует сроку хранения персональных данных на бумажных носителях.

5.7. Обработка персональных данных прекращается в установленные Законом № 152-ФЗ сроки в следующих случаях: при достижении цели обработки; при изменении нормативных правовых актов; при выявлении факта неправомерной обработки; при отзыве согласия субъектом (за некоторыми исключениями).

5.8. При обращении субъекта персональных данных с требованием о прекращении обработки персональных данных в срок, не превышающий 10 рабочих дней с даты получения требования, обработка прекращается, за исключением случаев, предусмотренных законом.

6. ПРАВА И ОБЯЗАННОСТИ

6.1. Общество как оператор персональных данных в праве: самостоятельно определять необходимые меры защиты; поручить обработку другому лицу с согласия субъекта; продолжить обработку после отзыва согласия при наличии оснований, указанных в 152-ФЗ; предоставлять данные третьим лицам, если это предусмотрено законодательством; отстаивать свои интересы в суде.

6.2. Общество как оператор персональных данных обязано: организовать обработку в соответствии с требованиями закона; обеспечить субъекту возможность ознакомления с документами, содержащими его ПДн; вносить изменения, уничтожать или блокировать ПДн при их неполноте или недостоверности; отвечать на запросы субъектов; сообщать в Роскомнадзор необходимую информацию в течение 10 рабочих дней; при достижении цели обработки уничтожить ПДн в срок до 30 дней; выполнять иные требования законодательства.

6.3. Субъект персональных данных имеет право: требовать уточнения, блокирования или уничтожения своих ПДн; получать информацию о сроках обработки; требовать извещения всех лиц, которым были сообщены неверные данные; обжаловать действия Оператора в Роскомнадзор или суд.

6.4. Субъект персональных данных обязан: передавать достоверные данные; в случае изменения данных сообщить Обществу уточненные сведения и подтвердить их оригиналами документов; выполнять требования законодательства РФ.

6.5. Контроль за исполнением требований настоящей Политики осуществляется уполномоченным лицом, ответственным за организацию обработки персональных данных в Обществе.

7. ПОРЯДОК И УСЛОВИЯ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

7.1. Обработка персональных данных осуществляется Оператором в соответствии с требованиями законодательства Российской Федерации.

7.2. Оператор получает персональные данные непосредственно от субъекта персональных данных, от его представителя либо от лица, поручившего Оператору обработку персональных данных, за исключением случаев, предусмотренных законодательством.

7.3. Обработка персональных данных осуществляется с согласия субъектов персональных данных, а также без такового в случаях, предусмотренных законодательством.

7.4. В случаях, предусмотренных законодательством, обработка может быть продолжена даже после отзыва согласия.

7.5. Доступ к персональным данным имеют работники Оператора, которым персональные данные необходимы в связи с исполнением должностных обязанностей.

7.6. ООО «ПОЛАРКТИК» осуществляет как автоматизированную, так и неавтоматизированную обработку персональных данных (смешанная обработка).

7.7. Под обработкой персональных данных в Обществе понимается сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (распространение, предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение персональных данных.

7.8. Оператор вправе передавать персональные данные органам дознания и следствия, иным уполномоченным органам по основаниям, предусмотренным действующим законодательством.

7.9. Не допускается раскрытие третьим лицам и распространение персональных данных без согласия субъекта, если иное не предусмотрено федеральным законом. Согласие на распространение оформляется отдельно.

7.10. Оператор принимает необходимые правовые, организационные и технические меры для защиты персональных данных, в том числе: определяет угрозы безопасности; принимает локальные акты; назначает ответственных; организует учет документов, содержащих ПДн; хранит данные в условиях, исключающих неправомерный доступ.

7.11. Обработка персональных данных производится на основе принципов законности, соответствия целей, достоверности, недопустимости избыточной обработки, уничтожения при достижении целей.

7.12. Порядок уничтожения персональных данных: условия уничтожения — достижение целей (30 дней), истечение максимальных сроков хранения (30 дней), отзыв согласия (30 дней), выявление незаконного получения (3 рабочих дня). Уничтожение осуществляет комиссия, созданная приказом генерального директора.

7.13. При сборе персональных данных, в том числе через сеть «Интернет», Общество обеспечивает запись, систематизацию, накопление, хранение, уточнение, извлечение персональных данных граждан РФ с использованием баз данных, находящихся на территории РФ.

8. ОБЕСПЕЧЕНИЕ БЕЗОПАСНОСТИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

8.1. Обеспечение безопасности персональных данных при их обработке в Обществе осуществляется в соответствии с законодательством РФ и требованиями уполномоченных органов.

8.2. Безопасность персональных данных в Обществе обеспечивается выполнением согласованных мероприятий, направленных на предотвращение (нейтрализацию) и устранение угроз безопасности, минимизацию возможного ущерба, а также мероприятий по восстановлению данных.

8.3. Общество предпринимает необходимые организационные и технические меры для защиты персональных данных от случайного или несанкционированного доступа, уничтожения, изменения, блокирования доступа и других несанкционированных действий.

8.4. Меры защиты, реализуемые Обществом, включают: принятие локально-нормативных актов; назначение должностных лиц, ответственных за безопасность; создание условий для работы с носителями; организацию учета носителей и информационных систем; хранение с соблюдением условий, исключающих несанкционированный доступ.

8.5. При обработке персональных данных Оператор принимает меры, установленные ст. 18.1 Федерального закона от 27.07.2006 г. № 152-ФЗ.

8.6. Обработка ПДн осуществляется с помощью программно-автоматизированных средств с использованием баз данных, находящихся на территории Российской Федерации.

8.7. В случае установления факта неправомерной или случайной передачи персональных данных, повлекшей нарушение прав субъектов, Оператор обязан уведомить уполномоченный орган: в течение 24 часов — об инциденте, предполагаемых причинах, принятых мерах; в течение 72 часов — о результатах внутреннего расследования.

9. ЗАКЛЮЧИТЕЛЬНЫЕ ПОЛОЖЕНИЯ

9.1. К настоящей Политике обеспечивается неограниченный доступ. Актуальная версия Политики в свободном доступе расположена в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» по адресу: https://polarctic.pro

9.2. Настоящая Политика утверждается Генеральным директором и применяется во всех обособленных подразделениях ООО «ПОЛАРКТИК» на территории Российской Федерации.

9.3. Настоящая Политика подлежит изменению, дополнению в случае появления новых законодательных актов и специальных нормативных документов по обработке и защите персональных данных. Новая редакция Политики вступает в силу с момента ее размещения на сайте Оператора.

9.4. Контроль исполнения требований настоящей Политики осуществляется ответственным за организацию обработки персональных данных в ООО «ПОЛАРКТИК».

9.5. Ответственность должностных лиц ООО «ПОЛАРКТИК», имеющих доступ к персональным данным, за невыполнение требований норм, регулирующих обработку и защиту персональных данных, определяется в соответствии с законодательством Российской Федерации и внутренними документами Общества.

10. ПРИЛОЖЕНИЕ К ПОЛИТИКЕ

10.1. Приложение № 1 - категории субъектов персональных данных, перечень обрабатываемых персональных данных, способы обработки и их основания для каждой из целей обработки персональных данных.

Приложение № 1 к Политике ООО «ПОЛАРКТИК»

КАТЕГОРИИ СУБЪЕКТОВ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, ПЕРЕЧЕНЬ ОБРАБАТЫВАЕМЫХ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ, СПОСОБЫ ОБРАБОТКИ И ИХ ОСНОВАНИЯ ДЛЯ КАЖДОЙ ИЗ ЦЕЛЕЙ ОБРАБОТКИ ПЕРСОНАЛЬНЫХ ДАННЫХ

№ п/п	Цель обработки персональных данных	Категории субъектов	Перечень персональных данных	Правовые основания обработки	Перечень действий	Способ обработки
Информационная система персональных данных «Сотрудники»
1	Исполнение трудового законодательства в рамках трудовых и иных непосредственно связанных с ним отношений, осуществления пропускного режима (ведение кадрового и бухгалтерского учета)	Работники и бывшие работники Общества	Приведен в п.п. 2.4.1 Политики	В соответствии с пунктами 1, 2, 5 части 1 статьи 6 Закона 152-ФЗ	Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение (обновление, изменение), извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение	Смешанный
Информационная система персональных данных «Пользователи веб-сайтов»
1	Подбор персонала на вакантные должности	Соискатели на вакантные должности (кандидаты) для приема на работу в Общество	Приведен в п.п. 2.4.2.1 Политики	В соответствии с пунктами 1 и 2 части 1 статьи 6 Закона 152-ФЗ	Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача (предоставление, доступ), обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение	Автоматизированный
2	Осуществление деятельности в соответствии с уставом Общества, осуществления пропускного режима, заключение и исполнение сделок	Клиенты и/или контрагенты Общества (физические лица)	Приведен в п.п. 2.4.2.2 Политики	В соответствии с пунктами 1, 2, 5 части 1 статьи 6 Закона 152-ФЗ	Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение	Автоматизированный
3	Осуществление деятельности в соответствии с уставом Общества, осуществления пропускного режима, заключение и исполнение сделок	Представители (работники) клиентов и/или контрагентов Общества (юридических лиц)	Приведен в п.п. 2.4.2.3 Политики	В соответствии с пунктами 1, 2, 5 части 1 статьи 6 Закона 152-ФЗ	Сбор, запись, систематизация, накопление, хранение, уточнение, извлечение, использование, передача, обезличивание, блокирование, удаление, уничтожение	Автоматизированный

* В соответствии с целями обработки и требованиями законодательства Оператор обеспечивает защиту персональных данных, указанных в настоящем Приложении.